Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Топливные карты учет гсм

Топливные карты учет гсм

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10.

Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

  1. счет-фактуру;
  2. отчет по топливным картам об отпущенном топливе.
  3. накладную (акт приема-передачи);

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей Содержание операции Дебет Кредит Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51 Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60 Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60 Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10 НДС принят к вычету 68 19

Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами

Позаботьтесь о следующем: 1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты.

Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.

2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:

  1. О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
  2. По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
  3. По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
  4. Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
  5. О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.
  6. О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;

3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:

  1. Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
  2. По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
  3. По топливу сверх норм.

4.

В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой. 5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ.

Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г.

№АМ-23-р. 6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.

7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.

8. Запрос у топливных компаний ежемесячный реестр (отчет) операций по картам. 9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.

Специфика расчетов с использованием смарт-карт

Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений.

Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива.

В заявке покупатель указывает величины новых лимитов.

Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.
Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам: — величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит; — карта заблокирована. Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты. Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт.

Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты. Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя. Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток).
Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток).

При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

Изменения в «1С:Бухгалтерии 8» для автоматизации учета расходов по путевым листам

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

  • К счету 10.03 «Топливо» добавлены субсчета третьего порядка:
  1. 10.03.2 «Топливо в баке».
  2. 10.03.1 «Топливо на складе»;

На субсчете 10.03.1 учитывается наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого и газообразного топлива.

Аналитический учет ведется по наименованиям, местам хранения и партиям (документам поступления).

Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждое место хранения — элемент справочника Склады. Для ведения аналитического учета по складам и партиям следует выполнить соответствующие настройки параметров учета (раздел Главное — План счетов — Настройка плана счетов — Учет запасов). Субсчет 10.03.1 является «преемником» счета 10.03, использующегося в предыдущих версиях программы, и применяется в «традиционных» сценариях работы с ГСМ.

Субсчет 10.03.1 является «преемником» счета 10.03, использующегося в предыдущих версиях программы, и применяется в «традиционных» сценариях работы с ГСМ. На субсчете 10.03.2 учитывается наличие и движение нефтепродуктов, находящихся в баке транспортного средства.

Аналитический учет ведется по наименованиям топлива и автомобилям. Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура.

Каждый автомобиль — элемент справочника Транспортные средства.

  • Для документа Поступление (акт, накладная) появился новый вид операции Топливо.
  • Появился новый объект программы — Транспортное средство (элемент справочника Транспортные средства), доступ к которому осуществляется из раздела Справочники — ОС и НМА. Если автомобиль учитывается в организации в качестве основного средства (ОС), то Транспортное средство (рис. 3) создается автоматически при постановке транспортного средства на учет в ФНС (карточка основного средства — ссылка Поставить на учет), поскольку в записи регистра Регистрация транспортного средства содержатся все необходимые сведения. Автомобили, взятые в аренду, и личный транспорт сотрудников, используемый в служебных целях, следует внести в справочник Транспортные средства вручную;
  • К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавлен новый субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Этот субсчет предназначен для количественного учета расчетов по топливу, приобретенному организацией по топливным картам в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по отдельным наименованиям топлива (субконто Номенклатура) и автомобилям (субконто Транспортные средства).

Рис. 3. Карточка транспортного средства

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику.

Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты». С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов.

Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену. Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет.

Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Какие виды карт предлагают топливные операторы?

Прежде чем, заказывать для фирмы указанное средство расчета, стоит разобраться во всех нюансах пользования.

После выбора подходящего топливного оператора, нужно подобрать тип топливной карты.

Они делятся на 2 категории:

  1. денежные;
  2. литровые.

От выбора определенного варианта зависит дальнейшее оформление. Литровые карты дают возможность приобрести определенный объем горючего.

В отличие от них денежные карты выпускаются с конкретными лимитами. Владелец может заправляться в пределах указанного лимита. Если устанавливаются ограничения, то зачастую они касаются конкретного периода. Некоторые карты позволяют получить необходимое количество ГСМ на протяжении сутки, а другие дают возможность заправляться в течение месяца.
Некоторые карты позволяют получить необходимое количество ГСМ на протяжении сутки, а другие дают возможность заправляться в течение месяца.

Как проходит оформление топливных карт?

Выбранная разновидность карт и особенности пользования прописываются в договоре. Он является документальным подтверждением сделки. В нем также указывается следующая информация:

  1. лимиты (если карта предусматривает);
  2. вид ГСМ;
  3. тип карт;
  4. стоимость топлива;
  5. условия сотрудничества.

В списке также могут быть другие пункты.

После оформления и получения карточных продуктов, поставщик услуг каждый месяц будет отправлять отчеты.

Это может быть товарная накладная, счет-фактура, и акт сверки расчетов.

В накладных указывается общая стоимость за полученное ГСМ. Чтобы начать пользоваться картой, необходимо внести на специальный счет топливного оператора, указанную в договоре, сумму.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним?

Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами.

Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример. Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб.

за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте.

Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб.

По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля. В данной ситуации можно рекомендовать 3 варианта учета (третий вариант наименее трудоемкий): Вариант 1 Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина Д 60-2 Субсч.

«Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8) Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты Д 60-1 Субсч.

«Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118 Принята к учету полученная от поставщика топливная карта. Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18) Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком Д 19 К 60-1 Сумма, руб.

18 Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты Д 68 К 19 Сумма, руб. 18 Примечание : для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  1. Наличие счета-фактуры
  2. Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  3. Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
  4. Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100 Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом Д 10-3 К 71 Сумма, руб.

9900 (990 х (11,8 — 1,8)) Отражена сумма НДС по оприходованному бензину Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8) Зачтен ранее выданный аванс (предоплата) Д 60-1 Субсч.

«Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682 Возвращена водителем топливная карта в кассу организации Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100 Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8)) Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км.

Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

(утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03.

Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист. Примечание : в соответствии с пп.

11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду ( Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740 ). По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи: Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб.

11 682 (990 х 11,8) Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры. Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782 Вариант 2 Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина Д 60-2 Субсч.

«Авансы выданные» К 51 Сумма, руб.

11 800 (1000 х 11,8) Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118 Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18) Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком Д 19 К 60-1 Сумма, руб.

18 Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты Д 68 К 19 Сумма, руб.

18 Примечание : для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  1. Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  2. Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
  3. Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
  4. Наличие счета-фактуры

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100 Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8)) Отражена сумма НДС по оприходованному бензину Д 19 К 60-1 Сумма, руб.

1782 (990 х 1,8) Зачтен ранее выданный аванс (предоплата) Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб.

11682 Возвращена водителем топливная карта в кассу организации Д 50-3 К 71 Сумма, руб.

100 Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля. Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8)) Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км.

Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

(утв.

Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание : в соответствии с пп.

11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду ( Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740 ). По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи: Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782 Вариант 3 (наименее трудоемкий). Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина Д 60-2 Субсч.

«Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8) Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб.

118 Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 — 18). Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18 Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты Д 68 К 19 Сумма, руб.

18 Примечание : для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  1. Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  2. Наличие счета-фактуры
  3. Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
  4. Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю Д 71 К 50-3 Сумма, руб.

100 По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8)) Отражена сумма НДС по оприходованному бензину Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8) Зачтен ранее выданный аванс (предоплата) Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 .

«Авансы выданные» Сумма, руб. 11682 Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры. Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782 Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8)) Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

(утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03.

Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист. Примечание : в соответствии с пп.

11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду ( Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740 ). Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ» Сергей Долгалев Рубрика: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  1. ФИО водителя, его личная подпись;
  2. Дата, на которую карта должна быть возвращена.
  3. Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  4. Дата выдачи топливной карты водителю;
Рекомендуем прочесть:  Как проверить свой инн

Что собой представляют топливные карты

Современный способ покупки горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспорта — это приобретение ГСМ по топливным картам, выдаваемым водителям. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.

На помощь приходят топливные карты (ТК) — инструмент строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с ТК позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках в тот момент, когда это необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

При переходе на этот способ оплаты учет бензина по топливным картам в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Виды ТК различны.

  • По обозначенному лимиту:
  1. нелимитированные, по ним ограничения нет, отпуск топлива производится по потребности.
  2. лимитированные — доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит выделяется на сутки или неделю;
  • По виду баланса:
  1. денежные — на баланс платежного средства вносится определенная сумма, и в момент, когда происходит заправка ГСМ по топливным картам, его стоимость списывается по цене, актуальной на день совершения операции;
  2. литровый — держатель ТК приобретает конкретный объем топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без влияния динамики цен на ГСМ.
  • По способу расчета:
  1. кредитные ТК — отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода.

    Такой вид ТК оформляется довольно редко, и отражение топливных карт в бухгалтерском учете вызывает вопросы.

  2. дебетовые ТК — их держатель сначала пополняет баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом производится очередной отпуск ГСМ;

без применения счета 0 208 00 000.

Поскольку при заправке автомобиля по топливной карте документами-основаниями для совершения расчетов с нефтяной компанией являются документы, предоставленные нефтяной компанией, в которых фиксируются в том числе время заправки, номер топлива и объем заправки, считаем возможным в учете применять и такую схему корреспонденции счетов: Содержание операции Дебет Кредит Пояснение Принято к учету топливо, отпущенное поставщиком в течение месяца. Далее бухгалтер сверяет предоставленные поставщиком данные с чеками, представленными во- 0 105 33 343 0 302 34 834 Операция совершается в конце месяца на основании представленной поставщиком товарной накладной дителем (чеки могут быть приложены к оформленному водителем авансовому отчету (ф.

0504505)). Рекомендуем прикреплять чеки, представленные водителем, к товарной накладной. Периодичность представления чеков водителем (после каждой заправки или в конце месяца) устанавливается учреждением самостоятельно Произведена оплата поставленного топлива 0 302 34 834 0 201 11 610 В случае если ошибок и расхождений не обнаружено, учреждение производит оплату отпущенного в течение месяца топлива по топливной карте Произведено списание израсходованного топлива 0 109 хх 272 0 105 33 433 На основании составленных водителем путевых листов комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт списания материальных запасов (ф.

0504230), и приобретенное посредством применения топливной карты топливо списывается с учета При применении этой схемы корреспонденции счетов отпущенное в течение месяца топливо принимается к учету на основании документов поставщиков, а выбывает с учета – по нормам расхода ГСМ по топливным картам на основании правильно оформленного акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) и сведений в путевых листах.

Задать вопрос или заказать пособие можно

С уважением к вашему бизнесу,Уже в продаже электронное методическое пособие «Все об уточненной налоговой декларации» автора Сушонковой ЕленыУже в продаже электронное методическое пособие «Все о счетах-фактурах» автора Сушонковой ЕленыПодписывайтесь на нас:Список всех публикаций блога вы найдёте Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюсДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Бухгалтерские проводки

Есть два способа:

  • Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
  • Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

  1. материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) (подп.

    5 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо УФНС России по г.

    Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);

  2. прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп.

    11 и 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п.

1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п.

1 ст. 172 НК РФ). Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом , который применяет организация (п.

8 ст. 254 НК РФ). Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ). О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см.

. Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте? Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету.

А если расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ – по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены. Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист.

Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС. При использовании топливных карт к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом.

Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. Однако из этого правила есть одно исключение.

Если организация использует метод начисления и расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ можно учесть по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены (абз.

6 п. 1, абз. 2 и 3 п. 2 ст. 318 НК РФ). Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по топливным картам.

Право собственности на топливо переходит к организации в момент оплаты за ГСМ 4 июня ООО «Альфа» заключило с поставщиком ГСМ договор на обслуживание литровой топливной карты.

В этот же день организация перечислила поставщику залоговую стоимость топливной карты – 100 руб. По договору право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент оплаты за топливо. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

5 июня топливная карта была передана менеджеру А.С. Кондратьеву для заправки автомобиля, который используется в служебных целях.

30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 6800 руб.

(в т. ч. НДС – 1036 руб.) за 400 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.).

В этот же день поставщик выдал «Альфе» счет-фактуру и акт приемки-передачи ГСМ. В учете организации сделаны следующие записи.

4 июня: Дебет 60 Кредит 51 – 100 руб.

– перечислена залоговая стоимость топливной карты; Дебет 008 –100 руб. – оприходована карта, полученная в залог. 30 июня: Дебет 60 Кредит 51 – 6800 руб.

– перечислен аванс на топливную карту; Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60 – 5764 руб.

(400 л × (17 руб. – 2,59 руб.)) – принят к учету бензин после перехода права собственности (на основании акта приемки-передачи); Дебет 19 Кредит 60 – 1036 руб.

(400 л × 2,59 руб.) – учтен входной НДС по приобретенному бензину; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1036 руб. – принят к вычету НДС по бензину (на основании счета-фактуры). По итогам месяца (июля) поставщик выдал организации отчет об операциях по топливной карте.

В нем отражены количество и стоимость бензина, отпущенного «Альфе»: 380 литров на сумму 6460 руб.

(в т. ч. НДС – 984 руб.). Эти же данные подтверждены терминальными чеками, выданными на АЗС.

На дату каждой заправки бухгалтер «Альфы» делал проводку: Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС). Учетной политикой организации предусмотрено ежемесячное составление путевых листов.

Путевым листом за июль подтверждено, что весь полученный Кондратьевым бензин был израсходован. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации. 31 июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива.

Исходя из расчета средняя стоимость литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. 31 июля в учете сделана запись: Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» – 5476 руб.

(380 л × (17 руб. – 2,59 руб.)) – списан израсходованный бензин (на основании путевого листа).

При расчете налога на прибыль в июле бухгалтер включил эту сумму в состав прочих расходов. После того как по топливной карте были выбраны оставшиеся 20 л бензина, договор на ее обслуживание был расторгнут.

Поставщик вернул залоговую стоимость карты.

В учете «Альфы» сделаны следующие записи: Дебет 51 Кредит 60 – 100 руб.

– получена залоговая стоимость топливной карты; Кредит 008 – 100 руб.

– списана карта, ранее полученная в залог.

Рекомендации по учету

Существует определенная специфика ГСМ.

В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца.

Рассмотрим базовые правила по учету:

  1. Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
  2. Необходимо установить тип путевого листа.
  3. Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
  4. Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
  5. Нужна Учетная политика, а также План счетов.
  6. Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
  7. Разрабатывается табличная ведомость.
  8. В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+