Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Страхование - Страховой фонд документов и аф рф

Страховой фонд документов и аф рф

Страховой фонд документов и аф рф

Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы.

Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.

По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя. Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень.

Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень.

В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе — аннотация на особо ценные документы; гр. «примечание» используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).

Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ.

Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы. Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа.

Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.

В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: «В том числе ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел». В гр. «примечание» напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ.

В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ.

Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь). Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий. При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд.

Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде. Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов. Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е.

изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру. Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления.

Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно.

В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение.

Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов.

Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается.

Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации

направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба. Страхованию подлежат: документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями; уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

В исключительных случаях под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках. Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.

Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок. Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела. Для рассмотрения вопроса о возможности временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела: копию договора о проведении выставки, реставрационных или других работ; перечень документов Архивного фонда Российской Федерации установленной формы, предназначенных к временному вывозу; копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых культурных ценностей; письменное подтверждение удовлетворительного физического состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, позволяющего их транспортировать и демонстрировать, а также наличия их страховых копий; разрешение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (только для государственных архивов субъектов Российской Федерации); разрешение органа местного самоуправления (только для муниципального архива); другие необходимые документы в соответствии с установленным порядком.

В соответствии с установленным порядком государственной экспертизы и контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей для получения свидетельства на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации указанные документы вместе с заключением специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и другими необходимыми документами представляются в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей. Для продления в особых случаях срока временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей: копию договора о продлении срока выставки, реставрационных или других работ; копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых культурных ценностей; заключение специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; другие необходимые документы в соответствии с установленным порядком.

Гост р -2003. единый российский страховой фонд документации. порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

ГОСТ Р 33.505-2003.

Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследиемОбъектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.

6.2. Единицы учета

6.1.1.Учет документов в архиве организации— это определение их количества и составав установленных единицах учета и фиксация(регистрация) принадлежности каждойединицы учета к определенному комплексуи общего их количества в учетныхдокументах.Подучетным документом понимается документустановленной формы, фиксирующийпоступление, выбытие, количество, состави состояние архивных документов вединицах учета.6.1.2.Учету подлежат все хранящиеся в архивеорганизации документы, в том численеописанные и непрофильные для данногоархива, а также страховые копии документов,копии фонда пользования (при наличии)и описи дел и документов.6.

1 6.1.4.Учет производится путем присвоенияархивным документам (единицам учета,единицам хранения) учетных номеров,являющихся частью архивного шифра. структурныхподразделений10. 31.Архив проводит проверки состоянияхранения документов и их организациив делопроизводстве структурныхподразделений не реже одного раза вгод, как правило, перед передачей дел вархив.Организация проверок должнавходить составной частью в годовой планработы архива. В целях осуществлениякачественного анализа состояния иконтроля за работой с документамиархивом ведется карточка учета работыс организацией (приложение47).Руководителиорганизации или структурного подразделениядолжны быть заранее поставлены визвестность о проведении проверки.Поитогам каждой проверки составляетсясправка или докладная записка на имяруководителя организации, в которойотражается существующее положение инамечаются меры по ликвидации недостаткови улучшению работы.10.

35. 1 СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.6. 1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:- документов на бумажной основе;- кинодокументов;документов;- фонодокументов;- видеодокументов.Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6.

1 1-6. 1Источник: https://kosago.ru/strahovka/strakhovoy-arkhivnyy-fond/ Поделиться: ЗаписиРубрики

  1. (2 153)

×Рекомендуем посмотретьРубрики

  1. (2 153)

ПопулярноеКонтактыг. Москва Бутовский, туп. д2 офис 117 (495)214-13-16 © Copyright 2021, Услуги юриста. Все права защищены.

Требования к материалам

6.5.1 Используемые для изготовления страховых копий светочувствительные материалы должны быть безопасными по и иметь ТАЦ-основу или ПЭТФ-основу.

Сведения о безопасности основы использованных пленок должны быть внесены в акты технического состояния страховых копий в соответствии с . 6.5.2 Страховые копии КД и ФД изготовляют на черно-белых галогенидо-серебряных кинофотопленках соответствующего для каждого типа страховой копии ассортимента. Допускается при изготовлении страховых копий использование для цветных оригиналов КД и ФД цветных кинофотопленок с гидрофобными компонентами.

6.5.3 Кинопленка на ТАЦ-основе, используемая для изготовления страховых копий КД и ФД шириной 35 мм, должна быть перфорирована и иметь маркировку, нанесенную фотографическим способом при ее изготовлении, которая проявляется после химико-фотографической обработки пленки. Кинопленка на ТАЦ-основе отечественного производства обозначается буквой «Б» или словом «Безопасная», а импортного производства — буквой «S» или словом «Sufety».
Кинопленка на ТАЦ-основе отечественного производства обозначается буквой «Б» или словом «Безопасная», а импортного производства — буквой «S» или словом «Sufety».

Для фотопленок на ПЭТФ-основе, не маркируемых по безопасности при изготовлении, вид основы определяют по .

6.5.4 Для копирования цветных оригиналов используют пленки с панхроматической или изопан-хроматической сенсибилизацией и равномерной чувствительностью ко всей видимой зоне спектра. 6.5.5 Страховые копии КД типа ПП изготовляют на ДП пленке, а типа К — на ДН пленке. Позитивную копию ФП изготовляют на позитивной пленке.

6.5.6 При изготовлении страховых копий ФД пленки для копирования должны иметь фотографическую широту не менее интервала оптических плотностей оригинала.

7.1 Контролю подлежат 100 % копий, изготовляемых при страховом копировании. Порядок проведения контроля определяется ТТР на каждый тип изготовляемых копий. — страховые копии после изготовления — в условиях оптической проекции, на фильмоконтрольном столе в проходящем и отраженном свете, а также измерением параметров отпечатка контрольной шкалы на денситометре; — оригиналы документов после копирования — на фильмоконтрольном столе в проходящем и отраженном свете.

7.2.1 При контроле в условиях оптической проекции проверяют: — качество фотографического изображения и Ф; — резкость поля изображения и поля Ф; — устойчивость кадра изображения; — наличие повреждений, пропечатанных с оригинала; — наличие дефектов пленки, использованной для страхового копирования; — наличие помех при смене планов и других дефектов, возникающих на страховой копии в процессе копирования и химико-фотографической обработки (засветок, следов электроразрядов).

7.2.2 При контроле на фильмоконтрольном столе в проходящем и отраженном свете проверяют: — качество фотографического изображения (резкость поля изображения и Ф, отсутствие засветок, следов электроразрядов); — техническое состояние поверхностей (наличие царапин, отпечатков пальцев, надколов и надсечек перфораций, локальных повреждений пленки, пятен); — нумерацию планов; — наличие стандартных и защитных ракордов; — количество и качество склеек; — размер шага перфорации (усадка) — линейкой УЛШ; — длину страховой копии — прибором для измерения длины кинопленки по ; — расположение фотографической Ф — прибором типа РИФ-3; — наличие отпечатка контрольной шкалы в начальном ракорде; — наличие в акте технического состояния копии данных о количественном содержании тиосульфата натрия и отсутствии солей серебра в фотослое.

7.2.3 Измерения оптических плотностей Ф (на позитивных копиях), отпечатка контрольной шкалы в начальном ракорде страховых копий КД осуществляют на откалиброванном денситометре с диапазоном измерений от 0 до 4,0 ед.

оптической плотности и диаметром диафрагмы от 0,5 до 2,0 мм, погрешность измерения которого не должна превышать ±0,05 ед. 7.3 При контроле страховых копий ФД визуально при просмотре в отраженном и проходящем свете с использованием 7 — 10× лупы по проверяют: — соответствие копии оригиналу по полноте содержащейся в ней информации; — качество фотографического изображения (резкость, плотность изображения и вуали, контрастность, проработку деталей, отсутствие засветок и электроразрядов, полос, точек, наличие дефектов, пропечатанных с оригинала); — техническое состояние поверхностей (отсутствие царапин, отпечатков пальцев, надколов и надсечек перфораций, локальных повреждений пленки, пятен); — наличие данных о количественном содержании тиосульфата натрия и отсутствии солей серебра в фотослое. 7.3.1 Контроль качества негатива репродукции и ДН осуществляют по контрольному отпечатку, изготовленному сданной страховой копии.

7.3.2 Измерение плотности почернения в страховых копиях ФД осуществляют на откалиброванном денситометре с диапазоном измерений от 0 до 4,0 ед. оптической плотности и диаметром диафрагмы от 0,5 до 2,0 мм, погрешность измерения которого не должна превышать ±0,05 ед. ХФО определяют по , солей серебра — по.

7.5 Полученные при контроле страховой копии данные по — вносят в акт технического состояния по форме в соответствии с . 8.1 Упаковка страховых копий КД и ФД должна соответствовать требованиям . Перед упаковкой после изготовления и контроля качества страховые копии КД и ФД должны быть обеспылены. Страховые копии КД должны быть намотаны на сердечник плотно без выступающих витков пленки эмульсионным слоем наружу с конца на начало.
Страховые копии КД должны быть намотаны на сердечник плотно без выступающих витков пленки эмульсионным слоем наружу с конца на начало.

8.2 Маркировку формируют из названия архива-держателя оригинала, номера ед.уч. копии страхового фонда, архивного номера ед.уч. документа, с добавлением индекса «СФ».

Шифровку страховых копий осуществляют фотографическим способом при копировании оригинала путем нанесения несмываемой тушью или процарапыванием иглой архивного шифра ед.уч. страховой копии. 8.3 Упаковку страховых копий КД маркируют путем нанесения на этикетку следующих данных: — названия архива — держателя оригинала; — архивного номера ед. учета КД с добавлением индекса «СФ»; — вида КД (фильм, киножурнал, спецвыпуск, кинотелесюжет); — названия КД; — архивного номера ед.

учета КД; — номера ед.хр. (части) КД/ед.хр. СФ; — цветности КД/цветности СФ; — озвученности; — количество ед.хр. (частей) в ед. учета КД; — типа страховой копии (К, ПП, совмещенная); — года выпуска КД, года изготовления СФ.

8.3.1 На упаковку и свободное от изображения поле (ближе к краю) страховой копии ФД наносят постоянный шифр учета страхового фонда, соответствующий учетному номеру страхового фонда, учетному номеру ФД с добавлением названия архива — держателя оригинала и индекса «СФ».

8.4 Наличие и содержание маркировки предприятия — изготовителя страховых копий КД и ФД согласуют с заказчиком при заключении конкретного договора.

8.5 При транспортировании страховых копий должна быть обеспечена сохранность транспортной тары. Транспортирование следует осуществлять при температуре наружного воздуха (15 ± 5) °С и относительной влажности воздуха (60 ± 5) %.

8.6 При транспортировании должна быть исключена возможность перемещения страховых копий внутри упаковочной тары, проникания внутрь упаковки влаги, пыли и солнечных лучей, а также образования конденсационной влаги. 8.7 Каждая ед.хр. страховой копии КД для транспортирования должна быть упакована в полиэтиленовый пакет и уложена в металлическую коробку по .

В случае неплотной укладки в коробку по внутреннему борту вкладывают полоски картона.

Металлические коробки укладывают в металлические ящики по и опломбировывают.

8.8 Страховые копии ФД в первичной упаковке должны быть уложены вертикально в один ряд в закрывающиеся коробки жесткой конструкции, соответствующие размерам страховых копий.

По стыку крышки и корпуса коробку заклеивают лейкопластырем или писчей бумагой по . Коробки укладывают в деревянные или металлические ящики, выложенные внутри влагонепроницаемой бумагой по так, чтобы страховые копии находились в вертикальном положении.

8.9 Транспортная тара должна содержать основные и дополнительные надписи и предупредительные знаки по : «Беречь от нагрева», «Беречь от влаги», «Верх». 9.1 Техническое обеспечение изготовления страховых копий КД и ФД при выполнении работ должно быть согласовано с эргономическими характеристиками и свойствами человека, установленными . При изготовлении страховых копий должны быть обеспечены общие требования безопасности по .

9.2 К работе по изготовлению страховых копий допускаются лица, прошедшие соответствующий инструктаж и сдавшие технический минимум по технике безопасности в соответствии с .

9.3 Оборудование, используемое при изготовлении страховых копий, должно быть заземлено в соответствии с , содержаться в чистоте и быть свободным от посторонних предметов. 9.4 Работу с документами и страховыми копиями осуществляют в перчатках из неэлектризующихся и неворсистых материалов и в чистых хлопчатобумажных халатах.

9.4 Работу с документами и страховыми копиями осуществляют в перчатках из неэлектризующихся и неворсистых материалов и в чистых хлопчатобумажных халатах. Брать документы и страховые копии необходимо только за края, не касаясь поля изображения и Ф.

9.5 Перемотку документов и страховых копий КД осуществляют равномерно, без рывков, не допуская образования выступающих витков. Нельзя допускать выравнивание выступающих витков ударами по торцу рулона.

9.6 Оригиналы КД и ФД на НЦ-основе или ТАЦ-основе с признаками разложения основы («гидролиза» или «уксусного синдрома») после завершения работы с ними должны быть убраны из рабочего помещения в помещение временного хранения или постоянное хранилище. 9.7 В процессе работы с документами на НЦ-основе запрещается: — содержать на рабочем столе более одного рулона, подлежащего контролю; — оставлять документы без присмотра на рабочем столе; — пользоваться при перемотке КД электроприводом и перематывать со скоростью более 50 об/мин; — размещать документы вблизи отопительных приборов; — допускать воздействие на документы прямого солнечного света; — бросать коробки с пленкой, ударять их друг о друга и другие предметы.

А.1 Технология изготовления страховых копий кинодокументов включает в себя последовательное выполнение операций, перечень, взаимосвязь и последовательность которых приведена на рисунках , .

Рисунок А1 — Технологический процесс изготовления СК кинодокументов в зависимости от вида оригинала Рисунок А.2 — Технологический процесс изготовления СК кинодокументов на обращаемой пленке А.2 Выбор схемы копирования зависит от вида оригинала. Б.1 Технология изготовления страховых копий фотодокументов включает в себя последовательное выполнение операций, перечень, взаимосвязь и последовательность которых приведена на рисунке .

Рисунок Б.1 — Технология изготовления страховых копий (СК) ФД Б.2 Выбор схемы копирования зависит от вида оригинала и включает в себя выполнение следующих операций: — выбор схемы копирования (1, 2, 3); — подготовку копировального и съемочного оборудования; — контактную печать на пленку соответствующего типа ПП-1, ДН-3; — репродукционную съемку HP-2; — составление обрабатывающих растворов; — ХФО копий; — контроль качества фотографического изображения и технического состояния поверхностей копий; — апробацию качества HP (2) и ДН (3) печатью контрольного отпечатка (ФО); — контроль качества фотографического изображения по ФО; — контроль технического состояния HP (2) и ДН (3) после копирования ФО; — сдачу оригинала, страховой копии и ФО заказчику. от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1.2007 № 19, регистрационный № 9059 от 06.03.2007 Минюста России «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» [3] Правила по стандартизации Государственная система обеспечения единства измерений.

Порядок проведения поверки средств измерений Ключевые слова: страховые копии кинодокументов, страховые копии фотодокументов, технология изготовления, требования

ПРИЛОЖЕНИЕ Г (рекомендуемое). Форма акта технического состояния страховой копии фонодокумента и дефектной ведомости

ПРИЛОЖЕНИЕ Г(рекомендуемое)[Формат A3 (297х420)]Номер единицы хранения страховой копии Дата составления акта Обозначение страховой копии Вид документа магнитная запись, ГП, ГО (оригинал), страховая копия Дата изготовления копии Наименование организации — держателя оригинала Наименование фонодокумента Учетный номер единицы хранения оригинала Количество частей Номер части Скорость записи Количество дорожек Номер дорожки записи Дата изготовления копии Наименование организации, в которой произведена запись Тип и марка носителя фонодокумента Время звучания Контролер подпись расшифровка подписи Таблица Г.1Дата проверки Характеристика электроакустического состояния документаХарактеристика механического состояния документа 1 2 3 Окончание таблицы Г.1Соответствие ракордов требованиям нормативных документов Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработкиПодпись контролера Вид обработки Дата проведения обработки Подпись реставратора 4 5 6 7 8 9 Ответственный исполнительподпись расшифровка подписи 20 г.

Особо ценные документы АФ РФ .

Создание страхового фонда

Стр 13 из 18В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.

п. Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов. По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы.

Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя. Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень.

В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе — аннотация на особо ценные документы; гр. «примечание» используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.). Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы .

Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел.

Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ. В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: «В том числе ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел».

В гр. «примечание» напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ. В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела.

Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь). Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий. При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд.

Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т. е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно.

В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании. Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда.

За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов.

Описи нумеруются в валовом порядке.

Перенумерация страховых копий запрещается.

Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия. Стр 13 из 18 : На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим. : Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰). : схема и процесс работы устройства. Перейти на © 2017-2021 — Не является автором материалов.

Исключительное право сохранено за автором текста.

Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: 0.009 с.

Формирование страхового фонда документации на объектах повышенного риска

Единый российский страховой фонд документации — это находящаяся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и других компактных носителях информации и необходимой для обеспечения устойчивого функционирования экономики Российской Федерации и сохранения ее национального научного, культурного и исторического наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций.

Исходя из назначения российский фонд создается в составе: — страхового фонда документации для организации производства военной и другой продукции, включенной в мобилизационные планы; — страхового фонда документации для восстановления объектов систем жизнеобеспечения населения и объектов, являющихся национальным достоянием; — страхового фонда документации для сохранения документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием; — страхового фонда документации для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций.

Составной частью Единого российского страхового фонда являются: 1. Федеральный страховой фонд, который создается федеральными органами исполнительной власти и входящими в сферу их деятельности предприятиями и организациями.

2. Территориальный страховой фонд документации субъектов Российской Федерации (создается органами исполнительной власти субъектов РФ и находящимися в их ведении предприятиями и организациями). В комплект страхового фонда документации включается только часть указанной конструкторской документации, обеспечивающая опознание конкретного оборудования (например, общие виды), а также регламентирующая особенности его эксплуатации (например, эксплуатационная документация).

В Республике Татарстан создание территориального страхового фонда документации на объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения населения и объекты с массовым пребыванием людей осуществляется в соответствии с постановлением Кабинета министров Республики Татарстан от 17 апреля 2006 года № 173

«О развитии территориального страхового фонда документации Республики Татарстан на опасные объекты, объекты систем жизнеобеспечения населения и объекты с массовым пребыванием людей»

. Согласно постановлению обязанности по выполнению работ по созданию, сохранению и использованию территориального страхового фонда документации осуществляются Министерством по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан и Государственным унитарным предприятием

«Дирекция целевых программ Министерства по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан»

. В целях организации работы по созданию страхового фонда документации в 2014 году Министерством по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан подготовлен и согласован Перечень объектов повышенного риска и объектов систем жизнеобеспечения населения Республики Татарстан, на которые создается страховой фонд документации, необходимый для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций.

В указанном Перечне 127 объектов, из них: 100 объектов повышенного риска, 27 объектов систем жизнеобеспечения.

В настоящее время страховой фонд создан на 53 объекта, из них 41 объект повышенного риска, 12 объектов систем жизнеобеспечения. Кроме того, следует отметить, что страховой фонд документации в Республике Татарстан создан на 321 объект с массовым пребыванием людей. Отчет о проделанной работе ежеквартально направляется в МЧС России и находится под постоянным контролем.

В целях организации работы по созданию страхового фонда документации Министерство по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан ежегодно направляет для утверждения в Кабинет министров Республики Татарстан Перечень опасных объектов, объектов систем жизнеобеспечения населения и объектов с массовым пребыванием людей с указанием сроков создания фонда, документация которых включается в территориальный страховой фонд документации Республики Татарстан.

Так, Перечень объектов повышенного риска и объектов систем жизнеобеспечения Республики Татарстан в 2014 году утвержден распоряжением Кабинета министров Республики Татарстан от 3 марта 2014 года года № 425-р. В соответствии с требованиями Постановления Кабинета министров Республики Татарстан № 173 от 17 апреля 2006 года создана Лаборатория территориального страхового фонда документации Республики Татарстан, которая является отделом Государственного унитарного предприятия

«Дирекция целевых программ Министерства по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан»

.

Основной целью деятельности Лаборатории является создание электронных копий документации опасных объектов, объектов систем жизнеобеспечения населения и объектов с массовым пребыванием людей. Создание страхового фонда осуществляется на договорной основе за счет средств организаций, а для организаций, финансируемых из бюджета Республики Татарстан, — за счет средств Государственного унитарного предприятия

«Дирекция целевых программ Министерства по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан»

.

Выполнение работ по созданию территориального страхового фонда документации возможно только при наличии полного комплекта документов.

Документы, прошедшие предварительный просмотр и признанные соответствующими предъявляемым требованиям, принимаются к выполнению работ. Далее в Лаборатории территориального страхового фонда документации Республики Татарстан сканируются документы, обрабатываются по требованиям ГОСТ 13.1.002-80 и заносятся на хранение в архив.

На данной схеме показано, как создается страховой фонд документации. Организации, включенные в перечень опасных объектов, объектов систем жизнеобеспечения населения и объектов с массовым пребыванием людей Республики Татарстан, представляют в Министерство по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан документы на электронных и бумажных носителях в установленные сроки. В течение 10 рабочих дней проходят предварительный просмотр, в ходе которого проверяется их соответствие предъявляемым требованиям и принимается решение о выполнении или об отказе в выполнении работ.

По истечении указанного срока документация, признанная не соответствующей предъявляемым требованиям, возвращается с сопроводительным письмом и приложенным листом замечаний на доработку ее владельцу.

Выполнение работ по созданию территориального страхового фонда документации возможно только при наличии полного комплекта документов.

Документы, прошедшие предварительный просмотр и признанные соответствующими предъявляемым требованиям, принимаются к выполнению работ. Далее в Лаборатории территориального страхового фонда документации Республики Татарстан сканируются документы, обрабатываются по требованиям ГОСТ 13.1.002-80 и заносятся на хранение в архив. Выполнение работ осуществляется в течение 30 рабочих дней, после чего документация возвращается владельцу с выдачей электронной копии страхового фонда и свидетельства, действующего до следующей реконструкции.

К документам, необходимым для создания территориального страхового фонда документации Республики Татарстан на опасные объекты, объекты систем жизнеобеспечения населения и объекты с массовым пребыванием людей в Республике Татарстан, относятся: — планы территории объекта, схемы или планы местности; — планировки объекта с указанием зданий, сооружений и т.п., непосредственно учитывающие факторы опасности объекта, схемы транспортных коммуникаций на территории объекта, схемы размещения средств пожаротушения; — имеющиеся на объекте топографические карты, планы и схемы прилегающей местности с привязкой объекта, обозначением основных транспортных коммуникаций, населенных пунктов, водоемов и т.п.; — другие документы, поясняющие особенности расположения объекта, прилегающей местности, подъездных путей, размещения зданий и сооружений на территории объекта; — документы по вопросам эвакуации, обеспечения безопасности персонала и населения; — документы из состава действующей на объекте документации по гражданской обороне; документы, регламентирующие порядок и определяющие пути и места эвакуации персонала объекта, а при необходимости и населения прилегающих территорий в чрезвычайных ситуациях; — документы, регламентирующие порядок обеспечения индивидуальной безопасности персонала объекта и населения прилегающих территорий в условиях непосредственного воздействия факторов опасности объекта в условиях чрезвычайной ситуации; — схемы газо-, водо-, тепло- и энергоснабжения с указанием входящих в их состав зданий, сооружений, подстанций и т.п.; — документы, поясняющие особенности указанных коммуникаций и регламентирующие основные процедуры по управлению ими и их подключению-отключению; — другая рабочая документация на инженерные наземные и подземные коммуникации объекта; — нормативные документы (нормативные правовые акты, а также локальные нормативные акты, регламентирующие порядок проведения работ по ликвидации чрезвычайных ситуаций и действий во время них); — планы ликвидации аварийных ситуаций, инструкции и наставления по поведению в аварийных ситуациях; — проектная документация (относятся документы из состава проектной документации на здания и сооружения, непосредственно связанные с факторами опасности объекта, например, поэтажные планировки зданий, где размещено оборудование, на котором обрабатываются, производятся или используются легковоспламеняющиеся, взрывчатые или токсичные вещества); — конструкторская документация (относятся конструкторские документы на технологическое оборудование, на котором обрабатываются, производятся или используются легковоспламеняющиеся, радиоактивные, взрывчатые или токсичные вещества). В комплект страхового фонда документации включается только часть указанной конструкторской документации, обеспечивающая опознание конкретного оборудования (например, общие виды), а также регламентирующая особенности его эксплуатации (например, эксплуатационная документация); — технологическая документация (относится часть технологической документации из состава применяемых на предприятии технологических процессов, непосредственно связанных с использованием или производством веществ и материалов, определяющих факторы опасности объекта).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+