Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Образец протокола совещагия

Образец протокола совещагия

Образец протокола совещагия

ВЫСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А. 2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой.

Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Выписки из протокола

Из протоколов часто делаются выписки.

Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:

  1. Заголовок.
  2. Реквизиты вводной части и оформляющей части.
  3. Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.

Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.

  1. 16642
  2. 18382
  3. 11722
  4. 16622
  5. 8254
  6. 26469
  7. 15301
  8. 11461
  9. 20155
  10. 11764
  11. 17945
  12. 37710
  13. 16464

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия.

Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Краткая форма документа

Протокол может быть составлен в полной и краткой форме.

Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания.

В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании.

Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ

Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:

  1. протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
  2. протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
  3. протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.
  4. протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;

Протокол оперативного совещания

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

  1. Практически неизменные темы и вопросы;
  2. Короткая длительность.
  3. Стабильный состав участников;
  4. Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);

Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания.

Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее. Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

образец

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания.

Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо. Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия.
Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия.

Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач. Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений. Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно. Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

  1. Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
  2. Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.
  3. Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется.

Основное условие: протокол должен содержать сведения

  1. теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
  2. и решении.
  3. участниках собрания,
  4. о компании,
  5. дате составления,

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов. Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014. Выделяют следующие виды протоколов: • Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О.

и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь.

Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Как проводится совещание?

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо.

Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок.

Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации.

Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам. 24 декабря, 2017 Статья закончилась. Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 7 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Рекомендуем прочесть:  Собеседование по компетенциям

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких. Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д.

и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

  • вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).
  • первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),

Реквизиты протокола совещания, оформление

При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.
В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:

  1. «Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
  2. «Наименование организации – автора документа» (реквизит 05). Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
  3. «Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.
  4. «Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
  5. «Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
  6. «Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.
  7. «Заголовок к тексту» (реквизит 17). Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2021 года».
  8. «Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
  9. «Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.

На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут «Приглашенные».

Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют. Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами.

Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения. После каждого вопроса повестки указывают докладчика.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур.

К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы.

Бумага составляется на конференциях и совещаниях.

За ее оформление отвечает секретарь.

Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий.

Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.
Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи. Документ будет актуальным при возникновении конфликтов.

Он исключает проблему искажений.

Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания. Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много.

Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

  1. Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

  1. Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой.

Например, среди них могут быть: • приобретение новой поточной линии; • технологическая подготовка производства; • внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования; • модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков; • материально-техническое обеспечение производства. В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня.

Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся.

Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

  1. Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
  2. Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
  3. Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.

Пример оформления протокола совещания

Чтобы лучше понять, как составить протокол совещания, рассмотрим примеры и нюансы.

1. Содержание протокола

  1. Наименование, дата и номер протокола Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Например, «Протокол заседания высшей аттестационной комиссии», «Протокол совещания экспертной комиссии» и т.д. Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания. Например: 12-15.01.2021. Номер протокола – порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления. В тексте данного документа указывают следующую информацию: Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».
  2. Преамбула В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Далее с нового абзаца прописывают подзаголовок «Присутствовали» и перечисляют фамилии и инициалы приглашенных сотрудников по алфавиту, а также их должности. Если собрание подразумевает участие в нем представителей других организаций и учреждений, то с новой строки указывают подзаголовок «Приглашенные» и перечисляют их, дополнительно уточнив место работы сторонних лиц.

    Также в преамбуле прописывают основную повестку дня. Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются с использованием предлогов «О» или «Об». Например, «Об утверждении учебных планов на 2021-2021 учебный год», «Об утверждении номенклатуры дел» и т. д. У выступавших сотрудников помимо имен уточняют и должности.

  3. Основная часть протокола Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня. Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание. Протокол может быть кратким ( оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения). Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях. Другой тип протокола — полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров. Такой протокол позволяет дать полную картину совещания.

    Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле. В каждом разделе выделяют подразделы: «Слушали», «Выступили» и «Постановили», которые начинают с красной строки и печатают заглавными буквами. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным. В разделе «Слушали» записывают данные выступающих и тексты докладов. При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу. Тогда в приложении также указывают этот документ. В разделе «Выступили» указывают фамилию и инициалы сотрудников, задающих вопросы по докладам, если таковые были зафиксированы. После среднего тире указывается содержание самого вопроса. В разделе «Постановили» записывают решение, которое было принято по каждому обсуждаемому вопросу, при этом оно печатается в полном объеме. Оформление протокола необходимо делать с применением полуторного межстрочного интервала. Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь. Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю. Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа. Регистрируется протокол совещания в день сбора подписей.

2. Выписка из протокола

Выписка из протокола — это копия его части. Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании.

В выписке указывают вводную часть протокола, вопрос, по которому он оформляется, и решение, принятое коллективом.

Выписку готовит и подписывает только секретарь.

Также на документе он ставит надпись «Верно», что подтверждает достоверность указанной в нем информации. Заверяется протокол от руки, при этом указывается должность, фамилия и инициалы, дата выписки, а также подпись заверяющего. Иногда выписки из протоколов используют, чтобы довести до сведения персонала решения, принятые по тем или иным вопросам деятельности организации.

Для этого секретарь в течение двух дней после совещания готовит выписки и рассылает их по соответствующим структурным подразделениям предприятия с целью осведомления ответственных исполнителей. Такие выписки также подписываются секретарем. Если выписки направляются сторонним организациям, то помимо подписи на них ставят фирменную печать.

Подлинники протоколов секретарь подшивает в дела. Они сортируются в зависимости от типа совещаний. Например, выделяют «Протоколы общих собраний трудового коллектива», «Протоколы совещания собрания акционеров», «Протоколы заседания экспертной комиссии» и другие.

Данные документы располагаются в хронологическом порядке в рамках одного календарного года.

Скачать образец протокола совещания.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках.

Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти. В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования.

Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества. Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

  • Обязательные реквизиты:
  1. дату и номер;
  2. вид документа с указанием мероприятия;
  3. место проведения собрания.
  4. наименование организации;

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

  • Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
  • Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:
  • Список присутствующих и их роли.

    Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания.

    Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;

  1. Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
  2. Выступили.

    Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;

  3. Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию.

    Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.

Обратите внимание! Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий.

  • В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания.

Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

Найденые документы по теме &laquoпротокол образец»

  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса протокол nо. от «» 20 г. заседания правления (пол.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма протокола форма протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. председатель — секретарь — присутство.
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества протокол no. заседания комиссии по ликвидации (открытого/закрытого) акционерного общества (наименование) г. «» 20 .
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда п р о т о к о л собрания учредителей некоммерческой ор.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола общего собрания работников общество с ограниченной ответственностью «баромир» протокол № общего собрания работников г. «» 20г. всего работников организации – человек .
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии протокол n заседания комиссии по ликвидации акционерного общества* (открытого/закрытого) (наименование) г. «»20г. присутс.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол допроса свидетеля протокол допроса свидетеля число, месяц, год словами, город области (республики). я, (фамилия, имя, отчество), государственный нот.
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола собрания трудового коллектива протокол № общего собрания работников город «» 20года списочный состав: чел. штатные: чел.
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня: 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма краткого протокола форма краткого протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. производственного совещания председатель — се.
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации протокол учредительного собрания некоммерческой.
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью образец протокол n 1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью «название общества» москва «»1995г. присутствова.
  • Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда П Р О Т О К О Л собрания учредителей некоммерческой организации гуманитарного фонда «» г. «» 20 г. Присут

Бланк и образец 2021

В наиболее простом случае бланк выглядит так. А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+